Standardizace
Standardem je míněno sjednocené pravidlo chování. Standardizace procesu znamená zavedení pravidel a očekávání (standardu) pro vykonávání kroků (postupy, KPI, …) na procesu tak, aby byl zajištěn vždy stejný výstup v požadovaném množství a kvalitě. A to nezávisle na tom, kdo krok vykonává. Účelem zavedení standardizace je tedy zajištění požadované kvality výstupu z procesu. Z pohledu TLSS snižujeme standardizací variabilitu.
Standardizace procesu vzniká:
1.DE IURE (Legislativa) tj. na základě centrálních legislativních požadavků souvisejících s kvalitou (Evropské normy, Nařízení vlády, Vyhlášky ministerstev, ČNÚ,ČMI, …)
2. (Zákazník) na základě zákaznických požadavků, kdy zákazník může navíc požadovat splnění konkrétních obecných nebo svých vlastních podnikových norem (ISO 9000, ..)
3. DE FACTO (podnikové/firemní normy) tj. na základě interních požadavků, výběrem z užívaných postupů ve firmě.
Tyto normy bývají popsány v systému řízení kvality (Quality Management System) daného podniku, pokud existuje.
Standardizace DE IURE je záležitostí Manažerů kvality. Požadavky na kvalitu výstupu procesu určuje trh (zákazník) a legislativa.
My se při optimalizaci procesů setkáváme většinou se zaváděním standardů DE FACTO, kterými se legislativní nebo zákaznické požadavky doplňují.
Postup při standardizaci kroků procesu (DE FACTO)
V prvním kroku pozorujeme a zkoumáme existující proces (OBSERVE and ORIENT):
- kde proces začíná, kde končí
- co je vstupem, co je požadovaným výstupem (CTQ)
- co se na procesu v konkrétních krocích děje
- Kdo má jaké zodpovědnosti
- jak se liší technologie postupu (pracovní postupy) popsaná (pokud existuje) od reality na pracovišti
- s jakými nařízeními, požadavky, očekáváními, … je proces spojen
- s jakými dalším procesy je provázán, na jaké navazuje, které navazují dále
- užívané nástroje, přístroje, zařízení, materiál, …. a jejich údržba, nastavování seřizování, …
- zásobování
- jaký je systém předávání mezi kroky (push, pull, DBR systém, uspořádání pracovišť, …)
- operátoři na procesu (směny, FTE, alokace, kvalifikace, smluvní podmínky (přestávky, …),..
- kontrolujeme související ergonometrii
- zda přicházejí externí specialisté pro vykonání konkrétní činnosti (např. certifikovaní pracovníci)
- jaké jsou plánované přestávky a odstávky
- atd.
Při zkoumání, co se na procesu děje, rozdělujeme činnosti na do skupin, tzv. 3 R:
RUN (=běh): činnosti, které se vykonávají opakovaně každý den
REPETITION (=opakování): činnosti, které se opakují, ale méně často
RARITY (=rarita): činnosti, které se vykonávají řídce
.
Jednotlivé postupy popisujeme nejlépe tzv. mapováním procesu. My používáme nejčastěji nástroje SIPOC + Hrubý nástin + maticová mapa.
Při standardizaci existujícího procesu vybíráme často mezi vícero postupy pro vykonávání kroků.
- Většinou však nemůžeme nastavit nejlepší postup. Vybereme ten, který je pro všechny operátory, kteří konkrétní kroky/pohyby vykonávají, proveditelný.
- Vyloučíme každý zbytečný krok/ pohyb
- Tento pracovní postup popíšeme
- Určíme pracovní nástroje, přístroje, zařízení, …
- Stanovíme pracovní podmínky
Pro každý procesní krok nastavujeme tzv. RACI matici. Ta určuje, kdo konkrétní činnost vykonává, kdo je za co zodpovědný a má pravomoc rozhodovat, kdo má roli odborníka v případě problémů a kdo z managementu dostává informace.
Nastavený proces zdokumentujeme, včetně nastavených KPI, pracovních postupů, atd. V této fázi často spolupracujeme s technologem výroby, pokud ho firma má.
Přípravíme školicí materiály pro zaměstnance (prezentace, videa, zaučení, ….) a zajistíme jejich vyškolení.
Nastavíme kontrolní mechanismy a monitoring pro správné, ideálně bezchybné, vykonávání činností a plnění KPI.
Abychom mohli monitorovat plnění KPI, je třeba připravit kontrolní plán, který je velmi podobný plánu sběru dat, který se připravujeme ve fázi MEASURE, pokud vedeme zlepšovací projekt metodikou DMAIC.
Co se týče kontroly kvality, postupujeme podle plánu, který je součástí analýzy FMEA.
Mnoho firem má svůj vlastní monitoring plnění KPI a CTQ (viz. vizuální management)