DEFINE je název první fáze projektové metodiky DMAIC. Jedná se o přípravnou fázi projektu, ve které se snažíme:
Zjistit, co je vlastně špatně, co je zde za problém
Pochopit potřeby zákazníka
Zjistit, jak problém souvisí nebo nesouvisí se strategií firmy
Spočítat, co vzniklý problém finančně představuje
Porozumět procesu
Připravit vše proto, aby se projekt mohl spustit
Získat mandát na spuštění projektu
My, konzultanti v TLSS světě, používáme před fází Define ještě fáze Observe a Orient, bez kterých se většinou neobejdeme.
Fáze Define začíná standardně specifikování problému a končí podepsaným Project Charterem. V průběhu max. dvou týdnů bychom měli zvládnout následující kroky:
Definovat problém
Projekt většinou spouštíme, protože řešíme nějaký problém, který se nedá řešit v rámci denní operativy. Často je reakcí na nějaké neplnění dohod a očekávání, nespokojenost, případně stížnost, ale zdrojů pro vznik potřeby něco řešit, bývá mnoho. Správně definovat, co máme vlastně za problém, může být někdy věda. Potřebujeme vždy vědět, jak tento problém souvisí nebo nesouvisí s potřebami celé společnosti (strategie firmy).
Ověřit vhodnost metodiky pro řešení problému
Metodika DMAICje výborným nástrojem pro systematický přístup při řešení problému spojených s procesem. Pro některé projekty však nemusí být tento přístup nejvhodnější. Je DMAIC opravdu vhodný pro řešení našeho problému?
Zjistit potřebu zákazníka a specifikovat CTQ.
Všechny TLSS projekty se zaměřují na zákazníka. Podaří-li se nám zjistit jeho potřeby a ty převést na metriku (viz CTQ), dokážeme zjistit současný stav a stav po zlepšení.
Stanovit cíl
Jestliže známe CTQ, měli bychom být schopni společně s Championem stanovit i cíl projektu.
Někdy může být náročné stanovit cíl projektu z důvodu nedostatku informací. V takovém případě se navrhuje orientačně a v rámci fáze ANALYZE dodatečně upravuje, na základě zjištění přesné situace na procesu.
Vymezit rozsah projektu
Projektový manažer, který podcení stanovení rozsahu projektu, je riskér. Stává se velmi často, že skončí jako project manager nekonečného projektu.
Zjistit, jestli se spuštění projektu vyplatí
Spouštět projekt bývá časově a finančně náročná záležitost. Je proto potřeba vždy vyčíslit, jaký přínos se očekává, pokud se projekt realizuje, případně, jaké ztráty riskujeme, pokud projekt nespustíme. Vědět, proč se vlastně ten projekt spouští. Oficiálně se tomu říká Business Case.
Založit a vést nezbytnou dokumentaci k projektu
Jakmile spouštíme libovolný projekt (ať malý nebo rozsáhlý), bez dokumentace se neobejdeme. Neznamená to zavalit se administrativou, ale mít zdokumentované (v písemné, fotografické či jiné formě) vše důležité.
Zajistit spolupráci
Pro většinu projektů potřebujeme spolupráci dalších odborníků. Pokud nebudeme mít s nimi a s managementem domluvenou „alokaci zdrojů“, těžko cíle sami dosáhneme.
Projekt je záležitostí týmové spolupráce. Probíhá ve formě pravidelných schůzek a workshopů
Facilitace
Efektivní meetingy a workshopy (místa, časy, pravidla, zápisy, organizace, …)
domluvení dalších kroků
.
Ošetřit stakeholdery
Kdokoliv, kdo má co do činění s naším projektem, ať aktivně nebo pasivně, je pro tento projekt stakeholderem. Potřebujeme vědět KDO a PROČ je naším stakeholderem. Každému z nich je třeba po dobu celého projektu věnovat adekvátní pozornost. Kdo podceňuje komunikaci se Stakeholdery, nemívá úspěšné projekty.
připravit plán projektu
Jestliže víme, čeho chceme dosáhnout (viz. cíl projektu), potřebujeme i naplánovat časy, do kdy bude co hotové. LSS projekty se snažíme plánovat jako rychlé, časově krátké projekty, ideálně do 3 měsíců.
klíčové milníky
předběžný plán (nikoliv finální podoba)
Zajistit komunikaci a propagaci
Výborná komunikace v rámci projektového týmu a celé firmy je jednou z nutných podmínek úspěšného project managera. K tomu účelu si připravuje komunikační plán, nastavuje formu sdílení informaci a nepodceňuje propagaci projektu.
Ošetřit rizika pro projekt
Abychom zajistili co nejhladší průběh projektu, provádíme analýzu rizik (Projektová FMEA), které by mohly náš projekt ohrozit. Její součástí je i plán kroků, které je třeba uskutečnit.
získat schválený mandát ke spuštění projektu
Fáze Define končí Championem odsouhlaseným a podepsaným Project charterem, kterým dostává Project Manager od managementu mandát ke spuštění projektu se zodpovědností za výsledek projektu a odpovídajícími pravomocemi.