DEFINE

DEFINE je název první fáze projektové metodiky DMAIC. Jedná se o přípravnou fázi projektu, ve které se snažíme: 

  • Zjistit, co je vlastně špatně, co je zde za problém
  • Pochopit potřeby zákazníka
  • Zjistit, jak problém souvisí nebo nesouvisí se strategií firmy
  • Spočítat, co vzniklý problém finančně představuje
  • Porozumět procesu
  • Připravit vše proto, aby se projekt mohl spustit
  • Získat mandát na spuštění projektu

My, konzultanti v TLSS světě, používáme před fází Define ještě fáze Observe a Orient, bez kterých se většinou neobejdeme.

Fáze Define začíná standardně specifikování problému a končí podepsaným Project Charterem. V průběhu max. dvou týdnů bychom měli zvládnout následující kroky:

Definovat problém

Projekt většinou spouštíme, protože řešíme nějaký problém, který se nedá řešit v rámci denní operativy. Často je reakcí na nějaké neplnění dohod a očekávání, nespokojenost, případně stížnost, ale zdrojů pro vznik potřeby něco řešit, bývá mnoho. Správně definovat, co máme vlastně za problém, může být někdy věda. Potřebujeme vždy vědět, jak tento problém souvisí nebo nesouvisí s potřebami celé společnosti (strategie firmy).

Ověřit vhodnost metodiky pro řešení problému

Metodika DMAIC je výborným nástrojem pro systematický přístup při řešení problému spojených s procesem. Pro některé projekty však nemusí být tento přístup nejvhodnější. Je DMAIC opravdu vhodný pro řešení našeho problému?

Zjistit potřebu zákazníka a specifikovat CTQ.

Všechny TLSS projekty se zaměřují na zákazníka. Podaří-li se nám zjistit jeho potřeby a ty převést na metriku (viz CTQ), dokážeme zjistit současný stav a stav po zlepšení.

Stanovit cíl

Jestliže známe CTQ, měli bychom být schopni společně s Championem stanovit i cíl projektu.

Někdy může být náročné stanovit cíl projektu z důvodu nedostatku informací. V takovém případě se navrhuje orientačně a v rámci fáze ANALYZE dodatečně upravuje, na základě zjištění přesné situace na procesu.

Vymezit rozsah projektu

Projektový manažer, který podcení stanovení rozsahu projektu, je riskér. Stává se velmi často, že skončí jako project manager nekonečného projektu.

Zjistit, jestli se spuštění projektu vyplatí

Spouštět projekt bývá časově a finančně náročná záležitost. Je proto potřeba vždy vyčíslit, jaký přínos se očekává, pokud se projekt realizuje, případně, jaké ztráty riskujeme, pokud projekt nespustíme. Vědět, proč se vlastně ten projekt spouští. Oficiálně se tomu říká Business Case.

Založit a vést nezbytnou dokumentaci k projektu

Jakmile spouštíme libovolný projekt (ať malý nebo rozsáhlý), bez dokumentace se neobejdeme. Neznamená to zavalit se administrativou, ale mít zdokumentované (v písemné, fotografické či jiné formě) vše důležité.

Zajistit spolupráci

Pro většinu projektů potřebujeme spolupráci dalších odborníků. Pokud nebudeme mít s nimi a s managementem domluvenou  „alokaci zdrojů“, těžko cíle sami dosáhneme.

Nastavit schůzky a workshopy

Projekt je záležitostí týmové spolupráce. Probíhá ve formě pravidelných schůzek a workshopů

  • Facilitace
  • Efektivní meetingy a workshopy (místa, časy, pravidla, zápisy, organizace, …)
  • domluvení dalších kroků

Ošetřit stakeholdery

Kdokoliv, kdo má co do činění s naším projektem, ať aktivně nebo pasivně, je pro tento projekt stakeholderem. Potřebujeme vědět KDO a PROČ je naším stakeholderem. Každému z nich je třeba po dobu celého projektu věnovat adekvátní pozornost. Kdo podceňuje komunikaci se Stakeholdery, nemívá úspěšné projekty.

připravit plán projektu

Jestliže víme, čeho chceme dosáhnout (viz. cíl projektu), potřebujeme i naplánovat časy, do kdy bude co hotové. LSS projekty se snažíme plánovat jako rychlé, časově krátké projekty, ideálně do 3 měsíců.

  • klíčové milníky
  • předběžný plán (nikoliv finální podoba)

 

 

Zajistit komunikaci a propagaci

Výborná komunikace v rámci projektového týmu a celé firmy je jednou z nutných podmínek úspěšného project managera. K tomu účelu si připravuje komunikační plán, nastavuje formu sdílení informaci a nepodceňuje propagaci projektu.

Ošetřit rizika pro projekt

Abychom zajistili co nejhladší průběh projektu, provádíme analýzu rizik (Projektová FMEA), které by mohly náš projekt ohrozit. Její součástí je i plán kroků, které je třeba uskutečnit.

získat schválený mandát ke spuštění projektu

Fáze Define končí Championem odsouhlaseným a podepsaným Project charterem, kterým dostává Project Manager od managementu mandát ke spuštění projektu se zodpovědností za výsledek projektu a odpovídajícími pravomocemi.